Cara Buat Penawaran Harga & Invoice Otomatis dari Chat WhatsApp

Pembeli sudah tertarik, lalu bilang "boleh minta penawarannya, Kak?" Di sinilah banyak penjualan B2B melambat. Admin harus membuka template, mengisi nama produk, menghitung PPN, menulis terbilang, menyimpan PDF, lalu mengirimkannya. Kalau sedang ramai, penawaran baru terkirim besok, dan pembeli sudah dapat penawaran dari pesaing.

Proses ini bisa dipangkas jadi hitungan detik kalau penawaran dibuat langsung dari percakapan WhatsApp.

Apa saja yang harus ada di surat penawaran?

• Kop usaha: nama, alamat, kontak.
• Nomor penawaran dan tanggal.
• Nama pelanggan.
• Daftar barang: nama, varian, jumlah, harga satuan, subtotal.
• PPN (kalau usaha Anda PKP) dan total.
• Total dalam bentuk terbilang.
• Rekening pembayaran dan masa berlaku penawaran.

Mengisi semua ini manual untuk setiap pembeli itu melelahkan, dan rawan salah hitung.

Cara kerja penawaran otomatis di CS AI

1. Pembeli bertanya di WhatsApp. Misalnya produk, varian, dan jumlah yang dibutuhkan.
2. AI menghitung dari katalog dan aturan harga Anda. Harga grosir, diskon jumlah, atau rumus pesanan custom dipakai sesuai pengaturan. Tidak ada angka karangan.
3. PDF penawaran dibuat dan dikirim ke chat. Lengkap dengan kop usaha, nomor otomatis, PPN, terbilang, dan rekening Anda.
4. Saat pembeli setuju, chat diberi label Deal. Draf invoice langsung disiapkan.
5. Anda cek dan kirim invoice. Penawaran bisa diubah jadi invoice dengan satu klik.

Keuntungan untuk tim sales

• Penawaran terkirim saat pembeli masih "panas". Termasuk malam hari dan hari libur.
• Nomor dokumen rapi dan berurutan. Tidak ada lagi "Penawaran (2) final revisi.pdf".
• Hitungan konsisten. PPN dan terbilang dihitung sistem, bukan ketikan manual.
• Lead terpilah. Chat berlabel Retail, Custom, Deal, atau Spam memudahkan tim menentukan prioritas.

Cocok untuk siapa?

Paling terasa manfaatnya untuk bisnis yang sering diminta penawaran: produsen, supplier, distributor, percetakan dan kemasan, jasa event dan sewa, sampai kontraktor kecil. Kalau dalam sehari Anda mengirim lebih dari beberapa penawaran, otomatisasi ini cepat terasa hasilnya.

Mulai sekarang

Lengkapi profil usaha (kop, rekening, status PPN) dan katalog di dashboard, lalu coba CS AI gratis. Belum menghubungkan katalog? Baca dulu cara AI menjawab harga dan stok dari katalog Anda.